Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Otavan Kalamiehet Ry (”Yhdistys”)
Sähköposti: Sihteeri(at)otavankalamiehet.fi
Yhteyshenkilö: Seija Parkkinen

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenten henkilötietoja (”Rekisteröity”).

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana.

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

Jäsenhakemusten yhteydessä käsitellään myös teknisiä tunnistetietoja Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella (GDPR 6 artikla 1 f) lomakkeen väärinkäytön ja automatisoidun liienteen estämiseksi. Palvelun keräämiä tunnistetietoja käsitellään erillisen Cloudflare Turnstile -palvelua koskevan tietosuojaselosteen mukaisesti.

Verkkosivun kävijämäärien ja käytön tilastointiin käsitellään myös puhtaasti anonymisoituja teknisiä tunnistetietoja. Palvelun keräämiä anonymisoituja tunnistetietoja käsitellään erillisen Umami Analytics -palvelua koskevan tietosuojaselosteen mukaisesti.

Lasten (alle 13-vuotiaiden) henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut asiaan suostumuksen tai valtuutuksen.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

1. Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
2. Rekisteröidyn kotipaikka;
3. Rekisteröidyn sähköpostiosoite;
4. Rekisteröidyn puhelinnumero;
5. Sähköisen viestinnän tunnistetiedot;
6. Rekisteröidyn jäsennumero;
7. Rekisteröidyn syntymäaika;

5. Henkilötietojen lähteet

Henkilötietoja kerätään vain Rekisteröidyltä itseltään.

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

6.1 Jäsenrekisteri

Yhdistyksemme varsinaista jäsenrekisteriä ylläpitää Suomen Vapaa-ajankalastajien Keskusjärjestö (SVK), joka toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä. Jäseneksi hyväksytyn henkilötiedot tallennetaan SVK:n Sense-jäsenrekisteriin, jota SVK hallinnoi ja jonka tietosuojaseloste löytyy SVK:n verkkosivuilta.

Yhdistys päättää kuitenkin itse jäseneksi hyväksymisestä ja käsittelee jäsenhakemuksessa annettuja tietoja tätä päätöstä varten. Hakemusvaiheessa Yhdistys toimii rekisterinpitäjänä ja vastaa tietojen käsittelystä.

Yhdistyksen toimihenkilöt voivat SVK:n ehtojen mukaisesti käsitellä oman seuransa jäsenten tietoja SVK:n rekisterissä.

6.2 Liittymislomake

Yhdistyksen verkkosivustolla käytettävä jäsenhakemuslomake on toteutettu Forminator-palvelulla. Rekisteröidyn itse antamat henkilötiedot siirtyvät sähköpostitse Yhdistyksen nimeämille toimihenkilöille jäsenhakemuksen käsittelyä varten. Sähköpostiyhteydet on suojattu TLS/SSL-salauksella, ja tiedot säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen hakemuksen käsittelyn ja siihen liittyvien velvoitteiden hoitamiseksi.

Lomaketietoja käsittelevät vain ne Yhdistyksen toimihenkilöt, joille tietojen käsittely on tarpeellista jäsenhakemuksen käsittelyä varten. Mikäli jäsenhakemus hyväksytää, tiedot kirjataan SVK:n jäsenrekisteriin. Tietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin eikä luovuteta ulkopuolisille.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja ei luovuteta Yhdistyksen toimesta ulkopuolisille, ellei se ole välttämätöntä järjestelmän teknisen toteuttamisen vuoksi. Tällöin tietoja käsittelevät vain palveluntarjoajat, jotka toimivat yhdistyksen puolesta ja sen ohjeiden mukaisesti.

SVK voi kuitenkin luovuttaa ja siirtää jäsenrekisterin tietoja SVK:n tietosuojaselosteen mukaisesti.

8. Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Varsinaiseen jäsenrekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Jäsenrekisterissä henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen (10) vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä, yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

Hylättyjen jäsenhakemusten tietoja säilytetään korkeintaan viikko päätöksen jälkeen.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

1. Saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
2. Saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkistaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
3. Vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
4. vaatia henkilötietojensa poistamista siltä osin kuin Yhdistyksellä ei ole lakisääteistä tai muuta oikeutta jatkaa niiden käsittelyä;
5. Peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojen käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen.
6. Vastustaa henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
7. Saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti;
8. Vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista sovellettavan lainsäädännön mukaisesti;
   

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse sihteerille osoitteeseen sihteeri(at)otavankalamiehet.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Otavan Kalamiehet Ry
Seija Parkkinen
Niemekkeentie 19 A, 50190 Mikkeli

13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi
lainsäädännön muuttuessa.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 26.12.2025.